Когда использование программного обеспечения для управления на выездных мероприятиях необходимо

15 апреля 2020

Как известно, большое количество организаций самостоятельно проводят выездные встречи и корпоративные мероприятия — тренинги для персонала, личные встречи или переговоры внутри и между компаниями. Проведение мероприятий за пределами традиционного офиса, иногда совершенно не предназначенного для встреч или конференций, часто вызывает растерянность и приводит к непониманию: какое же аудиорешение выбрать. Отсутствие уверенности в надежности работы аудиооборудования также может повлиять как на само мероприятие, так и на его администрирование.

Если базовое озвучивание — это все, что требуется при распределении звука по всему пространству вне помещения, то беспроводная конференц-система Shure Microflex может стать вашим идеальным выбором. Эта беспроводная аппаратная система подходит для мероприятий, требующих быстрой настройки, и позволяет подключить 125 человек к одной точке доступа. При ограниченном бюджете на AV-оборудование, но наличии насущной необходимости обеспечить быструю настройку и надежность работы, есть возможность включения режима двойного делегата, позволяющего удвоить количество участников.

Если же требуются оглашение повестки дня, осуществление управления участниками переговоров и многое другое, то универсальная функциональность программного обеспечения Shure SW6000 с конференц-системой Microflex® Complete позволяет упростить проведение такого рода совещаний.

ПО Оборудование

Как преодолеть трудности при проведении выездных встреч

Некоторые отели и конференц-центры для проведения встреч предлагают микрофонные системы, но организаторы собраний не могут быть полностью уверены в правильной работе аудиосистемы, пока не окажутся на месте лично.

Незнакомое место для встреч

Мероприятие в новой локации может означать, что оно будет происходить в незнакомых условиях. Рассматривая ситуацию с точки зрения аудиоподготовки, необходимо учитывать те же факторы, что и при подготовке к любой другой встрече: общее количество участников, количество докладчиков, стиль мероприятия, архитектуру комнаты переговоров/конференц-зала и их акустику. Будьте в контакте с персоналом, чтобы иметь возможность обсудить требования к аудио и видео составляющим. Также всегда рассматривайте и другие потенциальные проблемы, такие как: наличие систем обогрева, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC).

Персонал

Как и в случае с новым, неизвестным местом, персонал площадки / конференц-центра может быть незнаком и с самой работой по организации мероприятий. Если это так, то это отсутствие опыта проведения мероприятий должно быть учтено в планах до и после проведения мероприятия. Старайтесь использовать любые возможности, чтобы помочь преодолеть все технологические проблемы, включая доступ к источникам питания или сетям Wi-Fi.

Будьте готовы к неожиданностям

Несмотря на заранее озвученные запросы на определенные технологии, наличие средств отображения и Digital Signage, а также наличие администрирования, могут возникнуть непредвиденные ситуации в самую последнюю минуту. Используемые вами технологии должны быть адаптируемыми к таким условиям, и не зависеть от обстоятельств, способных повлиять на ваше мероприятие в целом.

Конференц-зал Зал мероприятий

Что SW6000 предоставляет для выездных встреч

Возможность конфигурирования конференц-систем MXC под любые форматы конференций делает ее лидирующим в отрасли решением.
Для проведения временных встреч в новых локациях или собраний, которые требуют настройки и конфигурирования, программное обеспечение SW6000 с аппаратной системой Microflex® Complete обладает максимальной гибкостью, а кроме того, оно дает возможность и масштабирования мероприятий и размещения в них до 3800 участников.

Лучшие управление мероприятием

SW6000 предлагает функции управления голосованием и повесткой дня, дает возможность подключения стороннего оборудования через один интерфейс. Это программное обеспечение является масштабируемым, что позволяет использовать и тиражировать его на несколько помещений по мере необходимости.

Сохранение и повторное использование настроек мероприятия

Возможность сохранять данные предыдущих конференций и использовать их в новом пространстве является ключевой особенностью SW6000. Протокол собрания, повестка дня и порядок работы – это лишь некоторые из аспектов, которые можно сохранить и применить по мере необходимости, сокращая время на развертывание системы в новых местах.

Переговорная комната Набор оборудования

Правильный размер для вашей встречи

ПО SW6000 может быть настроено под встречу любого масштаба, в которой вы участвуете или организуете сами. Все настройки системы, базы данных участников, наряду с персонализированными пользовательскими интерфейсами участников, техников и администраторов совещаний могут быть сохранены и в нужный момент вызваны из памяти системы. Гибкость и масштабируемость SW6000 означает, что делегаты могут настраивать конференц-систему в соответствии со своими нуждами, обеспечивая бесперебойную работу во время переговоров и мероприятий.

Источник: https://www.shure.com/en-US/conferencing-meetings/ignite/when-to-use-management-software-for-offsite-meetings


Программное обеспечение SW6000

Компания Хай-Тек Медиа — официальный дистрибьютор Shure.

Оставляя свои личные данные, вы принимаете Соглашение о конфиденциальности
Информация, представленная на сайте, не является публичной офертой и носит исключительно ознакомительный характер.