Когда использование программного обеспечения для управления на выездных мероприятиях необходимо

15 апреля 2020

Когда использование программного обеспечения для управления на выездных мероприятиях необходимо

Проведение мероприятий за пределами традиционного офиса, иногда совершенно не предназначенного для встреч или конференций, часто вызывает растерянность и приводит к непониманию того, какое же аудио решение выбрать. Мы расскажем, как этого избежать.

Как известно, большое количество организаций самостоятельно проводят выездные встречи и корпоративные мероприятия — тренинги для персонала, личные встречи или переговоры внутри и между компаниями. Проведение мероприятий за пределами традиционного офиса, иногда совершенно не предназначенного для встреч или конференций, часто вызывает растерянность и приводит к непониманию: какое же аудиорешение выбрать. Отсутствие уверенности в надежности работы аудиооборудования также может повлиять как на само мероприятие, так и на его администрирование.

Если базовое озвучивание — это все, что требуется при распределении звука по всему пространству вне помещения, то беспроводная конференц-система Shure Microflex может стать вашим идеальным выбором. Эта беспроводная аппаратная система подходит для мероприятий, требующих быстрой настройки, и позволяет подключить 125 человек к одной точке доступа. При ограниченном бюджете на AV-оборудование, но наличии насущной необходимости обеспечить быструю настройку и надежность работы, есть возможность включения режима двойного делегата, позволяющего удвоить количество участников.

Если же требуются оглашение повестки дня, осуществление управления участниками переговоров и многое другое, то универсальная функциональность программного обеспечения Shure SW6000 с конференц-системой Microflex® Complete позволяет упростить проведение такого рода совещаний.

ПО Оборудование

Как преодолеть трудности при проведении выездных встреч

Некоторые отели и конференц-центры для проведения встреч предлагают микрофонные системы, но организаторы собраний не могут быть полностью уверены в правильной работе аудиосистемы, пока не окажутся на месте лично.

Незнакомое место для встреч

Мероприятие в новой локации может означать, что оно будет происходить в незнакомых условиях. Рассматривая ситуацию с точки зрения аудиоподготовки, необходимо учитывать те же факторы, что и при подготовке к любой другой встрече: общее количество участников, количество докладчиков, стиль мероприятия, архитектуру комнаты переговоров/конференц-зала и их акустику. Будьте в контакте с персоналом, чтобы иметь возможность обсудить требования к аудио и видео составляющим. Также всегда рассматривайте и другие потенциальные проблемы, такие как: наличие систем обогрева, вентиляции и кондиционирования воздуха (HVAC).

Персонал

Как и в случае с новым, неизвестным местом, персонал площадки / конференц-центра может быть незнаком и с самой работой по организации мероприятий. Если это так, то это отсутствие опыта проведения мероприятий должно быть учтено в планах до и после проведения мероприятия. Старайтесь использовать любые возможности, чтобы помочь преодолеть все технологические проблемы, включая доступ к источникам питания или сетям Wi-Fi.

Будьте готовы к неожиданностям

Несмотря на заранее озвученные запросы на определенные технологии, наличие средств отображения и Digital Signage, а также наличие администрирования, могут возникнуть непредвиденные ситуации в самую последнюю минуту. Используемые вами технологии должны быть адаптируемыми к таким условиям, и не зависеть от обстоятельств, способных повлиять на ваше мероприятие в целом.

Конференц-зал Зал мероприятий

Что SW6000 предоставляет для выездных встреч

Возможность конфигурирования конференц-систем MXC под любые форматы конференций делает ее лидирующим в отрасли решением.
Для проведения временных встреч в новых локациях или собраний, которые требуют настройки и конфигурирования, программное обеспечение SW6000 с аппаратной системой Microflex® Complete обладает максимальной гибкостью, а кроме того, оно дает возможность и масштабирования мероприятий и размещения в них до 3800 участников.

Лучшие управление мероприятием

SW6000 предлагает функции управления голосованием и повесткой дня, дает возможность подключения стороннего оборудования через один интерфейс. Это программное обеспечение является масштабируемым, что позволяет использовать и тиражировать его на несколько помещений по мере необходимости.

Сохранение и повторное использование настроек мероприятия

Возможность сохранять данные предыдущих конференций и использовать их в новом пространстве является ключевой особенностью SW6000. Протокол собрания, повестка дня и порядок работы – это лишь некоторые из аспектов, которые можно сохранить и применить по мере необходимости, сокращая время на развертывание системы в новых местах.

Переговорная комната Набор оборудования

Правильный размер для вашей встречи

ПО SW6000 может быть настроено под встречу любого масштаба, в которой вы участвуете или организуете сами. Все настройки системы, базы данных участников, наряду с персонализированными пользовательскими интерфейсами участников, техников и администраторов совещаний могут быть сохранены и в нужный момент вызваны из памяти системы. Гибкость и масштабируемость SW6000 означает, что делегаты могут настраивать конференц-систему в соответствии со своими нуждами, обеспечивая бесперебойную работу во время переговоров и мероприятий.

Источник: https://www.shure.com/en-US/conferencing-meetings/ignite/when-to-use-management-software-for-offsite-meetings


Программное обеспечение SW6000

Компания Хай-Тек Медиа — официальный дистрибьютор Shure.

Оставляя свои личные данные, вы принимаете Соглашение о конфиденциальности
Информация, представленная на сайте, не является публичной офертой и носит исключительно ознакомительный характер.